記錄作為記載過(guò)程狀態(tài)和過(guò)程結(jié)果的文件，是質(zhì)量管理體系文件的一個(gè)重要組成部分，也是工藝參數(shù)和產(chǎn)品可追溯信息的主要依據(jù)，所以記錄規(guī)范填寫(xiě)是質(zhì)量管理體系的重點(diǎn)管控對(duì)象，我們輔導(dǎo)培訓(xùn)體系咨詢(xún)的企業(yè)中，在檢查記錄填寫(xiě)方面發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題是非常多的，且問(wèn)題種類(lèi)五花八門(mén)，比如：

1、巡檢記錄要求14：00填寫(xiě)，但15：00尚未填寫(xiě)。

2、記錄填寫(xiě)內(nèi)容完整，但與現(xiàn)場(chǎng)比對(duì)時(shí)，發(fā)現(xiàn)不一致。

3、要求字體顏色用黑色，使用了藍(lán)色、紅色...。

4、記錄中劃“/”劃長(zhǎng)了，劃到了有字跡區(qū)域。

5、復(fù)核人沒(méi)有填寫(xiě)，時(shí)間簡(jiǎn)寫(xiě)，名字只寫(xiě)姓不寫(xiě)名字

......

其實(shí)記錄規(guī)范填寫(xiě)是有明確規(guī)范要求的，出現(xiàn)這么多問(wèn)題主要是企業(yè)對(duì)記錄規(guī)范要求上沒(méi)有細(xì)化標(biāo)準(zhǔn)，才導(dǎo)致日常管控時(shí)相對(duì)粗放，繼而出現(xiàn)各種各樣的問(wèn)題。那培訓(xùn)體系咨詢(xún)中記錄填寫(xiě)規(guī)范具體有哪些要求呢？主要從以下五個(gè)方面.

一、及時(shí)。相信這一標(biāo)準(zhǔn)特別容易理解，就是根據(jù)填寫(xiě)頻次及時(shí)填寫(xiě)。這里需要注意的是填寫(xiě)頻次在規(guī)定時(shí)要界定清晰，比如填寫(xiě)要求”一天兩次“，如果員工下班前集中一次性填寫(xiě)兩次是不是也符合要求呢？顯然不可以，所以更改成比如”上午一次，下午一次“或更細(xì)化的頻次要求才可以。

二、準(zhǔn)確。準(zhǔn)確針對(duì)的是填寫(xiě)內(nèi)容，這一項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)需要結(jié)合記錄內(nèi)容逐一比對(duì)內(nèi)部信息的一致性。比如溫濕度記錄填寫(xiě)為”25℃、40%“，需要查看現(xiàn)場(chǎng)溫濕度儀數(shù)據(jù)進(jìn)行比對(duì)。

三、真實(shí)。這一標(biāo)準(zhǔn)更多是對(duì)填寫(xiě)是否造假方面的檢查。填寫(xiě)的記錄中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)這樣的場(chǎng)景：記錄填寫(xiě)內(nèi)容都是準(zhǔn)確的，但是員工沒(méi)有查看現(xiàn)場(chǎng)就填上去的。比如：溫濕度記錄”25℃、40%“，現(xiàn)場(chǎng)溫濕度儀顯示也是，準(zhǔn)確沒(méi)問(wèn)題，但員工是憑經(jīng)驗(yàn)填上去的，這就失真了。這類(lèi)問(wèn)題在設(shè)備點(diǎn)檢記錄中最為常見(jiàn)，作為檢查人員需要追溯員工當(dāng)時(shí)檢查是否有檢查行為。

四、完整。這一標(biāo)準(zhǔn)針對(duì)的是記錄逐項(xiàng)內(nèi)容填寫(xiě)完整性。常見(jiàn)問(wèn)題就是該填沒(méi)有填，該劃沒(méi)有劃等。比如：物料領(lǐng)取單，領(lǐng)用物料下面的空白處必須劃”/“，車(chē)間負(fù)責(zé)人需要簽字，如果出現(xiàn)缺項(xiàng)，就為不完整。這一項(xiàng)的檢查，一般是以已經(jīng)完成的記錄表單作為檢查對(duì)象。

五、規(guī)范。這一標(biāo)準(zhǔn)針對(duì)的是記錄填寫(xiě)規(guī)范的要求，常見(jiàn)的有：

①記錄用筆要求。比如：?jiǎn)T工用黑色中性筆，QC用紅色中性筆。

②具體細(xì)節(jié)規(guī)范要求。比如：時(shí)間填寫(xiě)規(guī)定（比如：2024.03.22）、字體用宋體等。

③筆誤處理要求。比如：劃一條/，然后簽字寫(xiě)時(shí)間等

④筆跡清晰要求。比如：不得連筆、不得簡(jiǎn)寫(xiě)等

⑤劃”/”要求。比如：哪些區(qū)域劃線(xiàn)，劃線(xiàn)要畫(huà)直等

⑥簽名要求。比如：只能車(chē)間主任簽字等

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培訓(xùn)體系咨詢(xún)的規(guī)范填寫(xiě)要求一般會(huì)在質(zhì)量管控文件有具體體現(xiàn)，需要定期組織員工學(xué)習(xí)培訓(xùn)。

以上是培訓(xùn)體系咨詢(xún)中記錄規(guī)范填寫(xiě)的常見(jiàn)實(shí)施要求，只有規(guī)范實(shí)施應(yīng)用，記錄才能在運(yùn)行過(guò)程和結(jié)果體現(xiàn)中發(fā)揮重要作用，才能體現(xiàn)記錄在質(zhì)量管理體系中的價(jià)值意義。

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